創(chuàng)新優(yōu)化｜凱利核服陽江：妙用精益工具促進辦公室管理提升 2023-07-16 近期，凱利核服陽江分公司按照創(chuàng)新優(yōu)化工作要求，通過巧用精益工具，促進了辦公室管理整體效能提升。 一、分析問題 召開系列專題會議，辦公室用創(chuàng)新優(yōu)化思維在各具體業(yè)務領域展開深入調(diào)研，發(fā)現(xiàn)在車班、劑量、TLD、勞保、體檢、庫房管理等方面尚且存在成本浪費、效率偏低等問題，極大影響整體辦公效能。 二、工作推進 ?。?）將辦公室業(yè)務分類，定崗定責 通過“改善Kaizen”這一精益工具來推進工作。這是一種全員參與、積極主動地進行小步改進的策略，尊重每位員工的智慧，并將其匯聚成群體智慧，以消除浪費為目標。根據(jù)各崗位員工職責和熟悉程度劃定了主辦精益業(yè)務范圍，但每個人不僅局限于自己的主辦業(yè)務，還要在其他業(yè)務中發(fā)揮輔助作用。辦公室內(nèi)的每個人相互協(xié)作，由辦公室主任總體把控，從而實現(xiàn)規(guī)范化和精細化管理。 ?。?）學習應用精益管理工具，開拓精益思路 在追求創(chuàng)新的過程中，開拓思路是第一步。辦公室組織全體員工集中學習和研討，系統(tǒng)性地學習集團公司黨組關(guān)于開展“創(chuàng)新優(yōu)化年”的部署安排及25種精益工具，為每位員工注入創(chuàng)新優(yōu)化理念，為業(yè)務改善鋪設良好基礎。 三、實踐做法 ?。?）TLD及劑量管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：繪制VSM（價值流程圖），發(fā)現(xiàn)TLD發(fā)放過程中何處產(chǎn)生浪費，識別出相應的改進機會。 具體做法：一是將TLD發(fā)放從“授權(quán)式發(fā)放”改為“按需發(fā)放”精準送檢，即每周期只發(fā)放給實際需要進入控制區(qū)的人員，大幅節(jié)約成本。二是將TLD數(shù)據(jù)及時錄入數(shù)據(jù)庫并共享，為其它基地提供大修助力。三是及時比對TLD數(shù)據(jù)與EPD值，針對問題進行調(diào)查控制。 ?。?）勞保用品管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：5S管理、連續(xù)流Continuous Flow、看板管理Kanban Systems、浪費Muda 具體做法：一是精準按需制定采購計劃，降低庫存，降低采購周轉(zhuǎn)資金。二是回收閑置勞保用品進行分揀、清洗、消毒、烘干、折疊、打包、貼標后再次利用，利用率提高至90%，自主清洗勞保費用降至0。三是對大修人員勞保服發(fā)放實施一新一舊措施：對自帶勞保用品（除安全帽）的大修人員，兩套勞保服/一雙勞保鞋各給予50元補貼，既鼓勵了節(jié)約行為又控制了總體成本。四是細化勞保用品倉儲管理，對勞保用品新舊分開管理，勞保服、勞保鞋、安全帽等進行分區(qū)分類，確保庫存物資整理整潔、安全有序。 ?。?）車班管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：浪費Muda 具體做法：一是優(yōu)化、細化安全管理制度，制定《衛(wèi)生消殺管理規(guī)定》，對車輛進行早晚消毒，提高乘車人員安全性。二是協(xié)調(diào)減少公司行政工作人員公車使用量：進電廠時皆采取搭乘核電巡回班車方式，各科室每月提前規(guī)劃統(tǒng)一前往市區(qū)辦事的出車時間。三是自建公司車輛清洗點，由司機對車輛進行清洗維護，大幅節(jié)約車輛清洗費4400元，有效實現(xiàn)降本增效。 （4）體檢管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：連續(xù)流Continuous Flow、浪費Muda 具體做法：一是根據(jù)有效期將日常員工的年度體檢時間安排為上半年和下半年兩個批次，兩批次集中體檢，大大提高辦理通行卡延期的效率，從而達到不影響現(xiàn)場工作的目的。二是大修體檢人員數(shù)量多時，請醫(yī)院上門到公司開展體檢，大修體檢人員數(shù)量少時，聯(lián)合陽江基地其他公司，再請醫(yī)院上門開展體檢。三是將復查的大修員工安排到就近正在進行體檢的其他公司體檢車上進行復查，以此節(jié)約路程時間和費用成本。 ?。?）采購管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：連續(xù)流Continuous Flow、浪費Muda、根本原因分析Root Cause Analysis、看板管理Kanban Systems 具體做法：一是將文具用品由全部一次性發(fā)放改為分次按需給各項目/科室發(fā)放，并提供人員領用登記清單。二是對比以往采購清單，劃掉現(xiàn)需采購商品中的可重復使用文具項（例：剪刀、訂書機、文件框等），避免浪費。三是細化采購品類，例：以采購筆芯代替采購簽字筆、采購刀片代替美工刀等，從小處將降本理念貫徹落實到位。 ?。?）住宿管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：5S管理、浪費Muda 具體做法：一是制定入住物資確認清單、退房物品檢查表、入職流程單及修訂離職會簽單等，規(guī)范員工宿舍物資管理，保證各宿舍物資與物業(yè)最初配置一致。二是入職與離職把控、宿舍定期抽檢，確認物品損壞情況。三是優(yōu)化住宿程序。四是根據(jù)員工外出支持及休假等情況精準開關(guān)宿舍網(wǎng)絡。 ?。?）檔案、文具管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：5S管理、標準化作業(yè)（SOP） 具體做法：一是設立檔案室，采購一批檔案柜，將原來散放在各個辦公室的檔案柜，統(tǒng)一到檔案室管理，對應張貼檔案資料名錄方便快速查找。二是整理文具柜，規(guī)范張貼文具名稱對應儲柜便于查找，定期對檔案資料進行復盤，推進檔案管理標準化，進一步提高工作效率。 ?。?）辦公資源管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：自動化Jidoka、5S管理、浪費Muda 具體做法：日常和大修人員培訓所需用到的教材、題庫、試卷等用紙量相當大，不僅存在紙張和碳粉浪費的問題，且紙質(zhì)材料不便攜帶使得學員的學習無法隨時進行，一定程度也降低了考試通過率。為此，辦公室創(chuàng)建了電子題庫，具有學習、復習、練習和考試的功能，極大減少紙張浪費和打印成本，也讓學員隨時掌上學習，提高了考試通過率，此方法也在其他基地公司發(fā)揮良好示范作用。
